Wer ein Unternehmen kauft, prüft Bilanzen, Kundenverträge, Mitarbeiter und Immobilien. Die Software, mit der das Unternehmen arbeitet, taucht in vielen Prüflisten dagegen nur am Rande auf. Das ist ein Fehler. In einem mittelständischen Betrieb stecken im Warenwirtschaftssystem, in der Branchensoftware und in selbstgebauten Excel-Lösungen oft Jahrzehnte an Wissen über Kunden, Preise und Abläufe. Wer diese Systeme nicht versteht, kauft ein Risiko mit.
Nachfolge im Mittelstand: Ein Markt mit vielen Chancen
In Deutschland suchen jedes Jahr zehntausende Inhaber einen Nachfolger. Viele Betriebe sind wirtschaftlich gesund, aber die Kinder wollen nicht übernehmen, und ein Verkauf an Mitarbeiter scheitert an der Finanzierung. Für externe Käufer, ob erfahrene Manager, Gründerinnen oder Unternehmer, die ihr Portfolio erweitern wollen, entstehen dadurch Chancen. Plattformen wie die Unternehmensbörse nexxt-change bringen Verkäufer und Kaufinteressenten zusammen.
Gerade bei langjährig inhabergeführten Betrieben ist die IT jedoch häufig ein Schwachpunkt. Sie ist über Jahre gewachsen, wurde selten grundlegend erneuert und hängt oft an einer einzigen Person.
Die typischen Risiken in der Software-Landschaft
Veraltete Systeme ohne Zukunft
Die Warenwirtschaft läuft seit 20 Jahren auf einem Server im Keller, der Hersteller hat den Support längst eingestellt. Solange nichts kaputtgeht, funktioniert es. Aber ein Ausfall kann den Betrieb tagelang lahmlegen.
Kopfmonopole
Nur der Inhaber oder ein langjähriger Mitarbeiter weiß, wie bestimmte Auswertungen erstellt werden, welche Zahlen in welcher Excel-Datei stehen und wie die Schnittstelle zum Onlineshop funktioniert. Geht diese Person, geht das Wissen mit.
Unklare Lizenzen und Verträge
Sind Softwarelizenzen auf den Inhaber persönlich oder auf das Unternehmen registriert? Lassen sich Verträge bei einem Eigentümerwechsel übertragen? Gibt es Wartungsverträge mit langen Laufzeiten?
Datenschutz und Datensicherung
Gibt es ein funktionierendes Backup, das auch schon einmal getestet wurde? Sind Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern vorhanden? Werden Aufbewahrungsfristen eingehalten?
Fragen für die IT-Prüfung vor dem Kauf
Eine professionelle Due Diligence für die IT muss nicht teuer sein. Schon diese Fragen bringen viel Klarheit:
- Welche Systeme sind im Einsatz, für welche Aufgaben und seit wann?
- Wer betreut die Systeme intern und extern?
- Wird die eingesetzte Software vom Hersteller noch aktiv weiterentwickelt?
- Wo liegen die Daten, und wem gehören Server und Lizenzen?
- Welche Abläufe laufen außerhalb der Systeme, etwa in Excel, auf Papier oder im Kopf?
- Wann wurde die Datensicherung zuletzt erfolgreich wiederhergestellt?
- Welche Investitionen in IT stehen in den nächsten drei Jahren ohnehin an?
Die Antworten fließen direkt in die Kaufpreisverhandlung ein. Ein Betrieb, der in den nächsten zwei Jahren ein neues Warenwirtschaftssystem braucht, ist weniger wert als einer mit moderner, gepflegter IT.
Systemwechsel nach der Übernahme: ja, aber nicht sofort
Viele neue Eigentümer wollen nach der Übernahme schnell modernisieren. Das ist verständlich, aber riskant. In den ersten Monaten müssen Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten Vertrauen in die neue Führung fassen. Ein gleichzeitiger Systemwechsel sorgt für zusätzliche Unruhe.
Sinnvoller ist es, zunächst zu verstehen, wie der Betrieb arbeitet, und dann zu entscheiden, ob und wann sich ein Wechsel des ERP-Systems lohnt. Orientierung zu Anbietern und Kosten bietet etwa warenwirtschaftssysteme.com. Dabei hilft eine ehrliche Bestandsaufnahme der Kosten, die das alte System verursacht: Ausfälle, manuelle Nacharbeit, fehlende Auswertungen.
Wenn der Wechsel kommt, ist die Datenübernahme der kritischste Punkt. Kundendaten, Preislisten, offene Posten und die Historie müssen sauber übertragen werden. Welche Daten beim Systemwechsel wirklich mitmüssen und welche man getrost im Archiv lassen kann, sollte man vorab festlegen.
Die Übernahme als Gründungsweg
Eine Betriebsübernahme ist für viele Menschen eine attraktive Alternative zur Neugründung, auch für Frauen, die bisher in der Nachfolge noch unterrepräsentiert sind. Der Einstieg in ein laufendes Geschäft mit bestehenden Kunden senkt das Anfangsrisiko erheblich.
Für die Finanzierung verlangen Banken und Förderinstitute auch bei einer Übernahme einen Businessplan. Er sollte nicht nur die Zahlen der Vergangenheit fortschreiben, sondern zeigen, welche Investitionen, etwa in IT und Digitalisierung, geplant sind. Die Grundlagen eines überzeugenden Businessplans, wie sie etwa das Magazin We Female Founders für Gründerinnen aufbereitet, lassen sich gut auf eine Nachfolgesituation übertragen.
Fazit
Die IT eines Unternehmens ist kein Nebenschauplatz der Übernahme. Sie bestimmt mit, wie reibungslos der Betrieb nach dem Eigentümerwechsel weiterläuft und welche Investitionen auf den neuen Inhaber zukommen. Wer die Software-Landschaft vor dem Kauf genauso gründlich prüft wie die Bilanz, verhandelt besser und startet mit weniger Überraschungen.
